Razones para utilizar Google Workspace y sus beneficios para tu empresa

Desde el acceso a nuestras aplicaciones favoritas y la seguridad empresarial de vanguardia, exploramos algunos de los principales beneficios de Google Workspace (anteriormente G Suite) para las empresas.

¿Qué es Google Workspace?, He aquí una descripción general rápida: Google Workspace, anteriormente conocido como Google Apps, es el conjunto de herramientas innovadoras alojadas en la nube de Google diseñadas para facilitar la creación empresarial. , colaboración, productividad y movilidad.

Quizás la razón número uno para usar Google Workspace es obtener acceso completo a este paquete de aplicaciones que aumentan la productividad. Respaldados con atención al cliente las 24 horas, los 7 días de la semana a través de chat en vivo, correo electrónico o teléfono. Estos productos brindan a los empleados todas las herramientas fundamentales que necesitan para crear y colaborar de manera efectiva en proyectos comerciales diarios.

Algunas de nuestras funciones y aplicaciones favoritas de Google Workspace incluyen:

• Gmail: cree cuentas de correo electrónico comerciales profesionales y personalizadas para tantos empleados como necesite utilizando el servicio de alojamiento de correo electrónico de Gmail. Este es uno de los principales beneficios de Google Workspace para las pequeñas empresas, pero independientemente del tamaño de su empresa, puede aprovechar las funciones inteligentes de Google Workspace integradas en la aplicación, como la programación de correo electrónico, el Traductor de Google, las alertas «Nudge» y Smart Compose, que utiliza Google AI para escribir sus correos electrónicos por usted.
• Documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google: use estas aplicaciones de creación de documentos dinámicos para crear y editar documentos de texto, hojas de cálculo o presentaciones desde su navegador web. Funcionan como una excelente alternativa a Microsoft Office. Estos programas ayudan a una colaboración de equipo óptima mediante el intercambio sencillo de documentos, la edición en tiempo real, los comentarios, la creación de varios autores, la verificación de versiones, el chat integrado y el guardado automático.
• Google Drive: almacene todos sus documentos y archivos en este centro centralizado alojado en la nube. Todos los activos se pueden compartir fácilmente con su propio enlace y configuración de permisos y se pueden encontrar en segundos gracias a la función de búsqueda avanzada de Google Workspace. Google Workspace también es la fuente de otro de los mayores beneficios de Google Workspace: datos ilimitados.
• Búsqueda en la nube: potencie sus capacidades de búsqueda con esta herramienta de búsqueda para toda la empresa. Rastree cualquier archivo alojado en su empresa a través de las aplicaciones Gmail, G Drive y Calendar.
• Google Calendar: programe fácilmente reuniones internas y externas con la aplicación de calendario nativa de Google. Google Calendar, que se conecta fácilmente directamente a Gmail, le brinda acceso a una gran cantidad de funciones útiles de Google Workspace, como la creación de múltiples calendarios, recordatorios por correo electrónico para reuniones (junto con información de tráfico en tiempo real) e integración de calendario con salas de reuniones y su diarios de colegas para evitar comunicaciones de ida y vuelta sobre la disponibilidad.
• Google Hangouts/Meet: manténgase en contacto con colegas y clientes utilizando estas alternativas de Google a Zoom. Ambas aplicaciones de videoconferencia están completamente integradas con los programas de Google Workspace y cualquier persona que tenga un enlace puede acceder a ellas, lo que permite reuniones virtuales de alta calidad, ya sean 1 a 1 o situaciones grupales. Google Meet puede albergar hasta 250 participantes en una llamada y admite 100 000 espectadores para un evento de transmisión en vivo.

Y estos productos son solo el comienzo de los beneficios de Google Workspace. Todos ellos vienen con los siguientes beneficios incorporados que ofrecen ventajas reales a las organizaciones que eligen usarlos.

Accesibilidad en cualquier momento y lugar

Como plataforma alojada en la nube, se puede acceder a Google Workspace (anteriormente G Suite) para empresas las 24 horas del día, los 7 días de la semana, desde cualquier lugar. Como las aplicaciones de Google Workspace son compatibles con todos los navegadores, también puede usar cualquier dispositivo para acceder a las funciones y el contenido de Google Workspace, ya sea Mac o PC, teléfono Android o tableta Apple.

Con las funciones sin conexión de Google Workspace, no necesita depender de Internet para realizar su trabajo o acceder a sus datos. Si prefiere tener una copia de sus archivos alojados localmente para su tranquilidad o para trabajar sin conexión, G File Stream puede sincronizar su último contenido de G Drive con su dispositivo. Al hacerlo, Google se asegura de que siempre esté trabajando con los archivos más recientes y no tenga que perder el tiempo moviendo o duplicando activos.

También es tranquilizador saber que Google Workspace tiene un acuerdo de nivel de servicio (SLA) del 99,9 % para sus aplicaciones, lo que significa que nunca tiene tiempo de inactividad ni mantenimiento programado y siempre podrá acceder a sus archivos.

El beneficio subyacente de la accesibilidad de Google Workspace es que se facilita completamente el trabajo remoto y sobre la marcha. Los empleados pueden crear documentos, colaborar con colegas en tiempo real, realizar videollamadas o enviar correos electrónicos en cualquier momento y desde cualquier parte del mundo.

Seguridad empresarial líder en la industria

Otra de las principales razones para usar Google Workspace es que la plataforma trabaja duro para mantener tu información segura. Google emplea protocolos de seguridad rigurosos y líderes en la industria tanto para sus centros de datos físicos como para sus operaciones alojadas en la nube.

Algunas de estas medidas incluyen:

• Verificación en dos pasos: si alguien inicia sesión desde un dispositivo no reconocido, el usuario de la cuenta recibe inmediatamente un mensaje de texto con un código de verificación para proporcionar una capa adicional de seguridad.
• Seguridad de última generación: la biometría y la detección láser estilo «Misión: Imposible» son solo algunas de las medidas de seguridad de «primer nivel» utilizadas para proteger los centros de datos físicos de Google.
• Secreto directo perfecto: todo el contenido que se mueve entre los servidores de Google y los de otras empresas está encriptado. Por ejemplo, cada correo electrónico que envía o recibe está 100% encriptado, por lo que es seguro abrirlo. Los administradores también pueden establecer reglas de encriptación personalizadas para contenido específico.
• Detección de inteligencia artificial de monitoreo de inicio de sesión: para contrarrestar cualquier actividad sospechosa, Google alertará a los administradores de inmediato si detecta un comportamiento de inicio de sesión nuevo o inusual.

Datos ilimitados

A diferencia de las cuentas gratuitas de Gmail (que brindan a los usuarios hasta 15 GB de datos gratuitos), con Google Workspace para empresas obtiene datos ilimitados para todos sus activos, como archivos, aplicaciones, fotos, documentos y correos electrónicos.

Google Workspace también le brinda herramientas y servicios intuitivos de migración de datos para ayudarlo a migrar datos de forma segura desde su dispositivo o servidor de oficina para que pueda almacenar y administrar todos sus datos y archivos en un centro centralizado.

Si depender de la nube para mantener segura toda su información lo pone nervioso, no se preocupe, Google Workspace tiene varias opciones para una mayor protección de datos. Con Vault, por ejemplo, puede administrar, buscar y exportar los correos electrónicos y archivos de su empresa a un dispositivo local, así como establecer políticas de retención en cualquier material de archivo. Google BackUp and Sync también le permite mantener una copia de cualquier dato alojado en la nube en su dispositivo o servidor de la empresa.

Gobernanza de administración fácil

La consola de administración de Google Workspace es una poderosa herramienta que brinda a los gerentes y propietarios de negocios un mayor control sobre la actividad de la empresa. Con el Panel de administración, los usuarios pueden aplicar restricciones o condiciones en las cuentas, los datos, los dispositivos, la configuración de verificación y las aplicaciones de los empleados para asegurarse de que se usan correctamente.

El panel Informes de la consola también genera informes sobre la actividad de los usuarios, lo que brinda a los administradores información clave sobre cómo los empleados usan Google Workspace para empresas. Con unos pocos clics, los administradores pueden recopilar información útil, como cuánto contenido se está creando, qué miembros del equipo están aprovechando al máximo las características de mejora de la productividad o qué dispositivo podría representar una amenaza potencial para la seguridad.

Soluciones rentables

Hay muchas maneras en que Google Workspace puede ahorrarle dinero a su empresa. Ya no tiene que comprar ni mantener los servidores y el hardware de la empresa. Google se encarga de todos los protocolos y controles de seguridad. Las herramientas de colaboración significan que puede reducir los viajes o incluso el espacio de oficina si lo desea. La escala hacia arriba y hacia abajo se realiza fácilmente. Solo paga por otra cuenta de Google Workspace en lugar de más software o almacenamiento.

Creación de contenido de marca

Las integraciones de terceros son otro gran beneficio de Google Workspace para empresas, ya que la plataforma funciona bien con programas externos, incluidas soluciones de CRM y plataformas de gestión de plantillas como Templafy.

Por ejemplo, Templafy y Google Workspace trabajan juntos para brindar a los usuarios todo lo que necesitan para crear presentaciones y documentos inteligentes. Se puede acceder a las plantillas dinámicas directamente desde las aplicaciones de Google Workspace, extrayendo cualquier información personalizada, formato, descargos de responsabilidad y elementos visuales de la marca que un empleado necesite para crear su documento. Estas plantillas dinámicas reducen drásticamente el tiempo de creación y dan como resultado documentos compatibles, bien diseñados y de marca.